((دستور العمل کمیته ی نظام پیشنهادهای واحدهای استانی))
پیامبراکرم (ص):
یک ساعت فکر کردن بهتر از هفتاد سال عبادت است.
مقدمه:
نظام پیشنهادها یا طرح بسیج اندیشه ها،یکی از روشهای موثر در تغییر شرایط کار و ایجاد زمینه ی مناسب برای مشارکت کارکنان می باشد.پیشنهادها یا کایزن فردی نقش استمرار نو آوری وبهبود در سازمان را باهدف نهادینه شدن رهبری در سازمان وبرقراری ارتباط پایین ترین سطح سازمان یا بالاترین آن ایفا می کند ومعمولا تمام کارکنان سازمان را شامل می شود .با توجه به اهمیت نظام پیشنهاد ها به عنوا ن یکی از مهم ترین ابزارهای مدیریت مشارکتی لازم است به چند نکته اشاره گردد:
1-هر گونه پاداش یا جبران خدمت فکری نباید به نحوی باشد که بعد مادی آن پر رنگ تر جلوه گر شود.
2-زمان «جبران خدمت فکری» بعد از مشخص شدن نتایج پیشنهاداجرا شده می باشد لیکن برای پیشنهاد های قابل قبول وقابل اجرا امتیاز ویژه ی ارزشیابی وتقدیر وتشکر در نظر گرفته می شود.
3-نظام پیشنهادها با هدف ایجاد فرهنگ « نهادینه شدن رهبری» توسعه یافته وفراگیرمی شودواگر کارکنان یاداشتی دریافت می کنند این احساس را داشته باشند که در مقابل کار رهبری ومدیریت آنها بوده است.
نظام پذیرش وبررسی پیشنهادها، یکی از سازو کارهای قدرتمند واساسی شیوه ی مدیریتی مشارکتی است که در بسیاری از سازمانهی جهان به صورت گسترده وهمگانی کاربرد پیدا کرده است .در این نظام جامعه ی کارکنان سازمان حق دارند برای بهتر کردن کیفیت وکمیت همه ی عواملی که بر کار یا زندگی آنان اثر می گذارند به اندیشه بپردازند وبه منظور از میان برداشتن دشواری ها راه چاره هایی را که مناسب وموثر می دانند برای بررسی کارشناسان پیشنهاد کنند.
ماده 1- هدف
هدف از اجرای سیستم پیشنهادها استفاده از هوش و استعداد وقوه ی ابتکار و خلاقیت کارکنان وبه عبارت دیگر سهیم کدن افراد در تصمیم گیرهای سازمانی می باشد.
به طور کلی اهداف نظام پیشنهادها در واحد های استانی به شرح زیر می باشد:
1ـ اشاعه ی فرهنگ همکاری داوطلبانه وخود جوش.
2ـ تقویت تعهد سازمانی ومسئولیت پذیری.
3ـ سالم سازی محیط و جلوگیری از جواظهار نظرهای غیر رسمی.
4ـ تقویت انگیزه ی کارکنان در اظهار نظر.
5ـ ارتقاء سطح بهره وری فعالیت های سازمانی.
6ـ افزایش درآمدها و کاهش هزینه ها.
7ـ افزایش توانمند سازی مدیران و کارکنان.
8ـ سهیم نمودن کارکنان در طرح ها و برنامه ها.
ماده2- ساختار سازمانی کمیته ی نظام پیشنهادها
به منظور اجرای نظام پیشنهادها در واحد های استانی، کمیته ای با ترکیب زیر تشکیل می گردد:
1/2)مدیر کل استان(رئیس کمیته)
2/2) معاون ادارای و مالی (دبیر کمیته)
3/2) معاون فرهنگی، پژوهشی و آموزشی(عضو)
4/2) کارشناس طرح و برنامه(عضو)
5/2) کارشناس مسئول اداری و پشتیبانی یا کارشناس امور اداری (عضو)
6/2) ذيحسابي (عضو)
7/2) كارشناس انفورماتيك (عضو)
ماده3- وظایف کمیته
1/3) ارتباط و تعامل نزدیک با کارگر نظام پیشنهادی های سازمان در راستای اجرای دستورات و بخش نامه های ارسالی.
2/3) اجرای برنامه های تشویقی و زمینه سازی فرهنگی و آموزشی برای برانگیختن کارکنان به ارائه پیشنهاد.
3/3)سازماندهی چگونگی دریافت، ثبت،رسیدگی و پذیرش یا رد پیشنهاد ها و پاسخ دادن به پیشنهاد دهندگان در اسرع وقت و نظارت بر انجام امور.
4/3)برسی و ارزیابی دقیق پیشنهادهای دریافت شده یا بهره گیری از کارشناسان و متخصصان موضوع در صورت لزوم .
5/3)ارائه گزارشهای جامع و کامل و ارسال صورتجلسه کمیته به کار گروه نظام پیشنهادهای سازمان
6/3) پیگیری و نظارت براجرای پیشنهادهای پذیرفته شده از اعلام نهایی کار گروه نظام پیشنهادهای سازمان.
تبصره 1: کمیته نظام پیشنهادها می تواند بر اساس نظریه ی کارشناسی به عمل آمده امتیاز ارزشیابی و یا تقدیر و تشکر خود را به آن دسته از پیشنهادهایی که شایستگی لازم را دارند اختصاص دهد.ضروری است کار گروه نظام پیشنهادهای سازمان را در جریان کامل آن قرار دهد.
تبصره 2 : دبیر کمیته وظیفه ی برنامه ریزی جهت تشکیل جلسات، تنظیم صورتجلسه ها، دریافت و ثبت و ضبط پیشنهادهای رسیده، ارجاع پیشنهادها جهت کارشناسی و جمع بندی گزارشهای لازم را بر عهده خواهد داشت.
تبصره 3: هر یک از اعضاء موظفند همکاری لازم را به ویژه جهت جمع بندی گزارش های کمیته؛ یا دبی کمیته به عمل آورند.
ماده4- جلسات کمیته حداقل هر 15 روز یکباز تشکیل خواهد گردید و با حضور 4 نفر از اعضاء رسمیت لازم را خواهد داشت.
ماده5- زمینه های ارائه پیشنهاد
کلیه کارکنان واحدهای استانی در چارچوب شرح وظایف واحد سازمانی خود و در جهت بهبود روش های کاری می توانند پیشنهاهای خود را در محور های مشروحه زیر ارائه نمایند:
1/5) استفاده و بهره گیری حداکثر از امکانات واحد سازمانی مربوطه.
2/5) ارتقاء سطح بهره وری طرح ها و برنامه های سازمانی.
3/5) استفاده مطلوب از وقت، انرژی، هزینه و سرمایه ی موجود.
4/5) بهبود روش های موجود کاری.
5/5) بهبود فعالیت های فردی و گروهی.
6/5) ارتقاء تعامل با دستگاه های مختلف استان.
7/5) توسعه و تعهیق ارتباط و همدلی در بین همکاران.
8/5) ارائه هر نوع پیشنهادی که منجربه بهبود فعالیت و وضع موجود گردد.
ماده6- شرایط بررسی پیشنهاها
کارکنان می توانند در چارچوب ماده ی 5 این دستور العمل، پیشنهاد های خود را به صورت فردی با گروهی و در قالب فرم ارائه ی پیشنهاد ارسال نمایند.
تبصره 4: کلیه پیشنهادها به غیر از موارد زیر قابل قبول می باشند:
1ـ پیشنهادهای تکراری که همانند آنها قبلا ارائه شده باشد.
2ـ پیشنهادهایی که تنها به ذکر و توضیح مشکل پرداخته و راه کاری ندارد.
3ـ پیشنهادهایی که در حیطه ی وظایف و مسئولیت های سازمانی نباشند.
4ـ پیشنهادهایی که جنبه ی کاربردی نداشته باشد.
ماده7- معیارهای ارزیابی پیشنهادها
کمیته نظام پیشنهادها بر اساس معیارهایی که در زیر عنوان شده است نسبت به ارزیابی پیشنهادهای قابل بررسی اقدام خواهد نمود:
1/7) ابتکار، خلاقیت، نوآوری.
2/7) افزایش رضایتمندی مراجعان و مخاطبان طرح هاو برنامه های سازمان.
3/7) صرفه جویی و کاهش هزینه های امکانات
4/7) استفاده بهینه از نیروی انسانی و سایر منابع سازمانی.
5/7) افزایش رضایت و انگیزه در کارکنان.
6/7) جمعی بودن پیشنهاد.
7/7) ارتقاء سطح بهره وری فعالیت های مربوطه.
8/7) افزایش کیفیت و کمیت خدمات سازمان بر حسب وظایف قلنونی محوله.
ماده8- بودجه کمیته ی نظام پیشنهادهای واحدهای استانی از محل اعتبارات استانی تامین و نحوه ی تشویق پیشنهادهای ارزنده به شرح زیر تعیین می گردد:
الف) پرداخت تشویق تا سقف یک میلیون ریال در حوزه اختیار استان به شرط انعکاس کامل گزارش به کار گروه نظام پیشنهادهای دفتر مرکزی سازمان.
ب) چنانچه پیشنهادهای مادی آن بالاتر از سقف تععی شده در بند« الف» باشد جهت تصمیم گیری نهایی به کار گروه نظام پیشنهادهای مرکز ارسال می گردد.
تبصره 5: پیشنهادهای اعضای کمیته استانی صرفا در ستاد مرکزی بررسی و اعلام نظر خواهد گردید.
ماده9- پیشنهادهای استانی در دو بخش قابل بررسی می باشد:
الف) پیشنهادهایی که قابلیت طرح و اجرا در محدوده ی استانی (درون سازمانی و برون سازمانی) را دارند که در اینصورت مطابق این ایین نامه اقدام خواهد شد.
ب) پیشنهادهایی که قابلیت طرح و اجرا فراتر از محدوده ی استانی (منطقه ای و کشوری) را دارند می بایست به کار گروه نظام پیشنهادهای سازمان ارسال گردد.
ماده10- این دستور العمل دارای فرم های:
1ـ فرم ارائه ی پیشنهاد 2ـ فرم رسید پیشنهاد 3ـ فرم اعلام رد پیشنهاد 4ـ فرم اظهار نظر کارشناسی 5ـ فرم ارائه پیشنهاد به کار گروه نظام پیشنهادهای سازمان، خواهد بود.
ماده11- این دستور العمل در 11 ماده و 5 تبصره در هشتادوششمین جلسه ی شورای تحول اداری مورخ 16/6/87 مطرح و به تایید اعضاء رسید.
